Внесение изменений в декларацию соответствия: когда и как это сделать

Внесение изменений в декларацию соответствия: причины и правовое регулирование

Декларация соответствия — документ, сведения о котором вносятся в реестр ФСА (Росаккредитация). Она содержит информацию о продукте, производителе, нормативных документах, которым продукт соответствует, и сроке действия. Любые существенные изменения в этой информации требуют соответствующей корректировки данных в реестре.

Когда требуется внести изменения в декларацию?

Изменение в декларацию соответствия может возникнуть по ряду причин, связанных как с продукцией, так и с информацией заявителя:

1. Изменение сведений о заявителе:
   1. Смена наименования юрлица или ФИО ИП.
   2. Изменение организационно-правовой формы.
   3. Изменение адреса местонахождения (юрадреса) заявителя.
   4. Изменение ИНН, ОГРН/ОГРНИП (крайне редко, обычно реорганизация, смена ИП).
2. Изменение сведений об изготовителе (импорт):
   1. Смена наименования иностранного изготовителя.
   2. Изменение адреса иностранного изготовителя.
3. Изменение сведений о продукции:
   1. Изменение наименования продукции, не затрагивающее ее сущности (например, добавление нового наименования модели).
   2. Расширение перечня выпускаемой продукции в рамках уже действующей декларации (добавление новых моделей, модификаций, артикулов, которые соответствуют тем же требованиям и были испытаны).
   3. Изменение кодов ТН ВЭД ЕАЭС или ОКПД 2, если это не влечет за собой применение других технических регламентов.
   4. Изменение состава или конструкции продукции, не влияющее на ее безопасность, но требующее отражения (например, смена поставщика комплектующих с аналогичными характеристиками).
4. Изменение нормативной документации:
   1. Изменение номера и/или наименования стандарта, на соответствие которому декларируется продукция (например, вместо ГОСТ 12345-2000 теперь ГОСТ 12345-2020).
   2. Изменение ТУ или стандарта организации (СТО), если это влечет за собой изменение номера документа.

Что не является изменением, а требует новой декларации?

Важно понимать, что некоторые изменения являются настолько существенными, что требуют не внесения изменений, а оформления совершенно новой декларации соответствия. Это происходит, когда:

1. Изменяются показатели безопасности: Например, использование новых материалов, технологий, влияющих на химическую безопасность, механическую прочность, электробезопасность. В этом случае требуется проведение новых испытаний и получение нового протокола.
2. Изменяется область применения продукции, приводящая к изменению ТР/ГОСТ.
3. Происходит смена производителя или заявителя, не связанная с простой реорганизацией.

Если изменение может повлиять на соответствие продукции требованиям безопасности, необходимо оформлять новую декларацию с полным циклом испытаний.

Правовое регулирование

Порядок внесения изменений в декларации о соответствии регулируется ПП РФ от 19.06.2021г. N 936. Этот документ устанавливает, что корректировка сведений в декларации осуществляется посредством формирования новой записи в реестре с указанием на ее связь с ранее зарегистрированной декларацией.

Процедура внесения изменений в декларацию соответствия

Процесс внесения изменений в декларацию соответствия является электронным и осуществляется через ЛК заявителя на сайте ФСА.

1. Подготовка обосновывающих документов

Перед началом процедуры необходимо собрать все документы, подтверждающие необходимость и суть вносимых изменений. Это могут быть:

1. 1. Для изменения сведений о заявителе/изготовителе: Новые учредительные документы, свидетельства о перерегистрации, выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, приказы о смене наименования/адреса, заверенные переводы иностранных документов.
   2. Для изменения сведений о продукции: Дополнительные протоколы испытаний (ПИ) (если расширяется ассортимент и проводились дополнительные испытания), обновленные ТУ, новые конструкторские документы, описания модификаций, перечни артикулов.
   3. Для изменения нормативной документации: Актуальные версии ГОСТов или ТУ, на которые ссылается декларация.
   4. Обоснование изменений: В некоторых случаях может потребоваться письмо или акт, объясняющий причину изменений.

Важно, чтобы все документы были актуальными и корректными.

2. Формирование заявления на внесение изменений в личном кабинете ФСА

Внесение изменений в декларацию соответствия не означает исправление уже зарегистрированного документа. Согласно установленному порядку, при изменении сведений формируется новая запись в реестре деклараций, которая будет содержать актуализированные данные и иметь ссылку на ранее зарегистрированную декларацию, подтверждая их взаимосвязь.

Процесс осуществляется через ЛК на сайте Росаккредитации (fsa.gov.ru) с использованием УКЭП:

1. 1. Авторизация: Войдите в личный кабинет на сайте ФСА, используя свою УКЭП.
   2. Поиск декларации: Найдите в реестре декларацию, в которую необходимо внести изменения.
   3. Создание новой записи с изменениями: В интерфейсе ЛК обычно предусмотрена функция «Внести изменения» или «Создать новую запись на основе существующей». При выборе этой опции система автоматически свяжет новую запись с исходной декларацией.
   4. Внесение актуальных сведений: Внимательно заполните поля новой декларации, указывая актуализированные данные. Особое внимание уделите тем пунктам, которые изменились.
   5. Загрузка подтверждающих документов: Прикрепите электронные копии всех документов, которые обосновывают внесенные изменения (ПИ, новые ТУ, свидетельства о перерегистрации и т.д.).
   6. Подписание УКЭП: Подпишите сформированную запись своей электронной подписью.
   7. Отправка на регистрацию: Отправьте заполненную форму в ФСА.

3. Проверка и регистрация изменений

После подачи заявления ФСА проводит проверку представленных сведений и документов. Как правило, этот процесс занимает от нескольких минут до нескольких часов.

• 1. Если все заполнено корректно и приложены все необходимые подтверждающие документы, новая запись с актуализированными данными будет зарегистрирована в едином реестре, получит новый регистрационный номер и будет связана с исходной декларацией.
  2. В случае выявления ошибок или недостатков, ФСА направит уведомление с требованием устранить замечания. Заявителю будет предоставлено определенное время для внесения исправлений, после чего процесс регистрации можно будет повторить.

4. Отсутствие государственной пошлины за внесение изменений

Важным моментом, закрепленным в Приказе Минэкономразвития РФ от 14.11.24г. N 714, является отсутствие пошлины за внесение изменений в уже зарегистрированную декларацию. Плата взимается только за первичную регистрацию документа. Это означает, что процедура внесения изменений в части финансовой нагрузки будет включать только возможные затраты на получение новых протоколов испытаний (если они требуются для расширения ассортимента) и/или услуги консультантов.

Распространенные ошибки при внесении изменений

Чтобы избежать задержек и отказов, важно знать о типичных ошибках:

1. Попытка изменить то, что требует новой декларации: Самая частая ошибка – это внесение изменений, которые по сути являются новыми свойствами продукции или существенными изменениями безопасности, требующими полноценного оформления новой декларации.
2. Отсутствие подтверждающих документов: Каждое изменение должно быть подкреплено соответствующим документом (протоколом, приказом, выпиской). Без таких подтверждений ФСА отклонит запрос.
3. Некорректное заполнение полей: Даже мелкие опечатки или несоответствия в данных могут стать причиной отказа.
4. Использование неактуальной УКЭП: Срок действия электронной подписи должен быть действителен на момент подписания заявления.
5. Несвоевременное внесение изменений: Декларация должна отражать реальное положение дел. Затягивание с внесением изменений может привести к тому, что контролирующие органы признают декларацию недействительной.

Когда обратиться за помощью в внесении изменений?

Хотя процедура внесения изменений кажется более простой, чем первичное получение декларации, она все равно требует внимательности и знания нюансов. Если у вас возникают сомнения, лучше обратиться за помощью к профессиональным центрам по сертификации. Они помогут:

1. 1. Определить, является ли ваше изменение допустимым для корректировки существующей декларации или требует оформления новой.
   2. Собрать и оформить полный пакет подтверждающих документов.
   3. Корректно заполнить все поля в личном кабинете ФСА.
   4. Организовать дополнительные испытания, если они необходимы для расширения ассортимента.
   5. Сопровождать процесс регистрации изменений до успешного завершения.

Профессиональная поддержка гарантирует правильность и своевременность всех действий, минимизируя риски для вашего бизнеса.

Заключение

Внесение изменений в декларацию соответствия — это стандартная процедура, которая позволяет поддерживать актуальность данных о вашей продукции и вашей компании в реестре ФСА. Своевременная и корректная корректировка данных, будь то изменение наименования заявителя, адреса, расширение ассортимента продукции, обеспечивает легитимность вашей деятельности. Важно помнить, что за эту процедуру не взимается пошлина, но требуется тщательная подготовка документов и правильное оформление через ЛК ФСА. В случае сомнений или при наличии сложных изменений всегда разумно обратиться за квалифицированной помощью, чтобы избежать ошибок и гарантировать бесперебойную работу вашего бизнеса на рынке.